Automazione di processi con l'intelligenza artificiale

I vostri dati, e dove vanno

Ogni automazione tratta dati vostri e spesso di terzi: clienti, fornitori, dipendenti. Il progetto parte da tre scelte esplicite, scritte prima che una riga di codice esista.

• Dove i dati possono transitare. Quali passaggi avvengono su macchine vostre, quali su servizi esterni, e di quali fornitori — con la possibilità, quando la riservatezza lo impone, di far girare i modelli interamente su infrastruttura vostra.
• Con quali garanzie contrattuali. I fornitori di modelli si usano nelle configurazioni d'impresa in cui i dati inviati non vengono usati per addestrare i loro sistemi, e il trattamento è coperto dagli accordi previsti dall'art. 28 del GDPR. Sono condizioni che vanno verificate fornitore per fornitore, non date per scontate.
• Che cosa viene registrato. Ogni operazione automatica lascia traccia: che cosa è entrato, che cosa è uscito, chi ha revisionato. Serve a voi per fidarvi del sistema, e serve a chi risponde del trattamento per dimostrare come funziona.

Su questo terreno il mio secondo mestiere aiuta: chi ricostruisce violazioni di dati per lavoro progetta i propri sistemi sapendo che cosa va storto negli altrui.

Quando non conviene automatizzare

Ci sono tre situazioni in cui il consiglio onesto è di non partire, e preferisco scriverle qui che scoprirle a preventivo firmato.

• Il volume non ripaga il progetto. Un'attività che occupa poche ore al mese non giustifica un sistema da costruire e mantenere: si sistema con una procedura scritta meglio, o si lascia com'è.
• Il processo cambia a ogni caso. L'automazione vive di ricorrenze. Se ogni pratica è un unicum che richiede giudizio dall'inizio alla fine, il modello linguistico può al più preparare materiale di partenza — e va detto chiaramente, non venduto come sostituzione.
• Il processo è rotto a monte. Automatizzare un flusso disordinato produce disordine più veloce. In questi casi l'esito dell'analisi è una proposta di riordino, non un'automazione: costa meno e rende di più.

Perché posso occuparmene

Perché è il lavoro che faccio da vent'anni, nelle due metà che questo mestiere richiede. La metà dei sistemi: infrastrutture, database, posta, integrazioni fra programmi che non erano nati per parlarsi — il percorso è nel curriculum. E la metà dei modelli: negli ultimi anni ho progettato e mandato in produzione sistemi basati su modelli linguistici — architetture che leggono documenti e rispondono citando le fonti, pipeline che generano e controllano contenuti, flussi a più agenti con supervisione e registro — inclusa un'infrastruttura che amministra in autonomia decine di siti web, dai certificati ai contenuti al monitoraggio. Alcuni progetti sono pubblici.

Il punto d'incontro fra le due metà è esattamente ciò che un progetto di automazione richiede: sapere che cosa un modello sa fare bene, e sapere come si collega — in modo sorvegliabile e reversibile — ai sistemi con cui un'azienda lavora davvero.

Domande frequenti

Quanto costa un progetto di automazione?

Dipende dal processo: da quanti passaggi ha, da quanti sistemi va collegata l'automazione, da quanto sono ordinati i dati di partenza. Per questo il preventivo arriva dopo un'analisi del processo reale, è scritto e a corpo: prima di quel momento qualunque numero sarebbe inventato. La prima valutazione non si paga.

In quanto tempo si vede qualcosa di funzionante?

Il primo prototipo lavora sui vostri dati reali entro poche settimane dall'avvio, spesso prima. È un punto fermo del metodo: si decide se proseguire guardando il sistema lavorare sui vostri casi, non su una presentazione.

L'automazione sostituisce le persone dell'ufficio?

I progetti che faccio tolgono alle persone la parte ripetitiva del lavoro — ricopiare, smistare, impaginare — e lasciano a loro il giudizio. Nei processi con conseguenze verso l'esterno resta sempre un passaggio di revisione umana: è una scelta di progetto, non un limite tecnico.

Dobbiamo cambiare gestionale o programmi?

No. L'automazione si costruisce attorno agli strumenti che già usate — gestionale, posta, cartelle condivise, fogli di calcolo — collegandoli fra loro. Se il vostro gestionale non ha interfacce di integrazione, esistono comunque strade percorribili, e lo si chiarisce in fase di analisi.

Che cosa succede quando l'AI sbaglia?

Si progetta assumendo che sbaglierà. I casi in cui il sistema non è sicuro vengono instradati a una persona invece che processati alla cieca; ogni passaggio automatico resta registrato e verificabile; e sui canali con effetti legali o economici l'ultimo passo è sempre umano. Un'automazione seria si riconosce da come tratta i propri errori, non dalla promessa di non farne.

I nostri dati restano riservati?

Sì, ed è un vincolo di progetto, non una clausola di stile: si sceglie dove i dati possono transitare e dove no, si scrivono gli accordi di trattamento previsti dal GDPR, e i fornitori di modelli si usano in configurazioni in cui i vostri dati non addestrano i loro sistemi. Quando serve, il modello può girare su macchine vostre.

Chi mantiene il sistema dopo la consegna?

Un'automazione è software in esercizio: va sorvegliata, aggiornata quando cambiano i sistemi a cui è collegata, corretta quando il processo evolve. Alla consegna concordiamo come farlo — manutenzione mia con monitoraggio, oppure passaggio di consegne alla vostra parte tecnica con documentazione. Nessuna delle due strade è obbligata.

C'è un'attività che vi mangia ore ogni settimana?

Mi descriva come funziona oggi: da dove arrivano i dati, chi li lavora, dove finiscono. Le rispondo dicendole se l'automazione ha senso, da dove partirei e che cosa servirebbe per una prima analisi — prima di qualunque impegno.

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